Startseite Business Developement Bots im Procurement: 3 Gründe für den Einsatz virtueller Assistenten

Bots im Procurement: 3 Gründe für den Einsatz virtueller Assistenten

von Florian Weis

Jede Einkaufsabteilung strebt danach, Kosten zu senken und die eingesetzten Ressourcen in einem bestimmten Rahmen zu halten. Doch gerade im Procurement werden Prozesse und einzelne Teilschritte in der Regel sehr genau dokumentiert. Dies nimmt viel Zeit in Anspruch. Neue Technologien bieten hier die große Chance, manuelle sowie kleinteilige Prozesse zu automatisieren – beispielsweise durch den Einsatz von Bots.

Bots, Kurzform von “Robots”, gibt es in unterschiedlichen Ausprägungen. Für Einkaufsabteilungen im Speziellen bietet sich der kombinierte Einsatz von sogenannten Chat- und RPA-Bots an. Chatbots können etwa dafür eingesetzt werden, in Gesprächsform Angebote einzuholen. Dabei fragt der Chatbot zielführend alle Posten ab, die der Einkauf sonst manuell erfragen muss. Die Erkennung von natürlicher Sprache sorgt dafür, dass sich Gespräche mit Chatbots wie ein echter Dialog anfühlen.

Sind die Angaben komplett, gibt der Chatbot diese an einen RPA-Bot weiter. Der RPA-Bot (Repetitive Process Automation) trägt die Daten dann in das Bestellformular ein, sendet dieses direkt an den jeweiligen Lieferanten und löst somit die Bestellung aus. Wahlweise kann die Übermittlung des Formulars natürlich auch an eine/n Mitarbeiter:in aus dem Einkauf erfolgen. Der Ablauf hängt hier vor allem davon ab, wie der Chatbot programmiert wurde und ob er vor der Freigabe einer Bestellung an einen Mitarbeiter berichtet oder dies beispielsweise nur bei unvollständigen bzw. fehlerhaften Angaben geschehen soll. Der Grad der Automatisierung ist hier frei wählbar.

Neben den offensichtlichen Vorteilen für die operativen Abläufe im Procurement, gibt es weitere Mehrwerte beim Einsatz virtueller Assistenten, die erst auf den zweiten Blick ersichtlich sind:

1. Bots schaffen Zeitfenster für Wichtiges

Chatbots können so programmiert werden, dass sie Verhandlungen führen. Einzelne Angebote, Jahrespreisverhandlungen oder Bedingungen zu Zahlungszielen verhandelt der Chatbot dann im Alleingang. Mitarbeiter:innen können die Prozesse weiterführen, wenn die Verhandlungen zwischen Chatbot und Lieferant nicht erfolgreich waren. Dies könnte der Fall sein, wenn der Chatbot den Zielpreis nicht verhandeln konnte und es einfach zu keiner Einigung kam.

Die Tatsache, dass ein Chatbot wie ein Mensch kommuniziert und so kleine Schritte im Procurement im Alleingang erledigen kann, führt in der Praxis zu konzentrierten Verhandlungen an den benötigten Stellen. Da das Personal sich nicht mehr um repetitive Aufgaben oder Verhandlungseinstiege kümmern muss, kann es sofort in zielführende Entscheidungsprozesse einsteigen.

2. Bots nehmen Angestellte an die Hand

Wenn neue Ressourcen nötig werden, sind Angestellte häufig überfragt. Selbst bei kleinsten Bestellungen ist oft unklar, woher diese bezogen werden sollen. Hier schafft ein Chatbot Abhilfe. Der/die Angestellte kontaktiert den Chatbot und bestellt gemeinsam mit ihm das nötige Equipment. Der Bot füllt dabei das Bestellformular eigenständig aus und leitet es an die Einkaufsabteilung weiter. Wahlweise kann der Angestellte zum Status seiner Bestellung stets auf dem Laufenden gehalten werden.

Da der Chatbot rund um die Uhr und immer sofort erreichbar ist, wird zudem verhindert, dass Angestellte aus zeitlichen Gründen an der Einkaufsabteilung des Unternehmens vorbei handeln und ihren Bedarf auf eigene Faust über Drittanbieter decken. Gerade dies führt in vielen Unternehmen zu finanziellen Schäden, da günstigen Sonderkonditionen so nicht genutzt werden.

Ein weiterer Vorteil: Findet die Erfassung der Lagerbestände elektronisch statt, kann der Chatbot automatisch erkennen, wenn Ressourcen nachbestellt werden müssen und dann den Einkaufsprozess einleiten. Von der Bedarfsermittlung bis zum Erhalt der Rechnung kann auch hier der Grad der Automatisierung frei gewählt und dadurch der Einkauf variabel entlastet werden.

3. Bots bereiten Angebote und Lieferungen vor

Der Wirkungsradius von Chatbots kann – sofern von Einkaufsabteilungen gewollt – sogar noch deutlich größer als bislang skizziert ausfallen. So können Chatbots etwa selbstständig  neue Lieferanten in das Verwaltungssystem aufnehmen. Der Chatbot fragt hierzu alle notwendigen Informationen ab und überträgt diese in ein vordefiniertes Formular. Auch Preise und konkurrierende Angebote kann der Chatbot miteinander vergleichen. Er sortiert eingeholte Konditionen vor und erstellt eine Übersicht, sodass das Procurement zielführend entscheiden kann, welches Angebot das beste ist.

Kommt es zur Zusammenarbeit, können Lieferanten den Chatbot – ebenso wie der Einkauf selbst – dazu nutzen, den Status von Bestellungen abzufragen. Darüber hinaus können Chatbots weiterführende Absprachen zu Bestellungen im Alleingang erledigen. Liefertermin- und -ort oder das genaue Zeitfenster sind Beispiele für Fragestellungen, die Unternehmen per Chatbot-Einsatz final klären können.

Bots sparen Geld, Zeit und Nerven

Natürlich wird der Mensch durch den Einsatz von Bots alles andere als überflüssig, auch nicht im Procurement. Vielmehr stellt das Verhältnis zwischen Mensch und Maschine eine vielversprechende Symbiose dar, die zu effizienten wie effektiveren Prozessen führt und es Einkaufsabteilungen ermöglicht, sich aus der rein operativen Ebene zu lösen.

Die Ersparnis durch den Wegfall zeitintensiver Prozesse sorgt in der Folge dafür, dass die Angestellten im Einkauf zu strategischen Partnern des Unternehmens avancieren können. Kleine Einkäufe oder immer wiederkehrende Aufgaben können durch den Einsatz virtueller Assistenten automatisch abgewickelt werden. Neben den zuvor genannten Vorteilen spart dies Geld, Zeit – und eine Menge Nerven.

Über BOTfriends
Die BOTfriends GmbH ist spezialisiert auf die Entwicklung und das Design von Conversational AI Applikationen wie Chat- und Voicebots. Was das Tech-Startup aus Würzburg von anderen Spezialisten im Bereich Künstliche Intelligenz unterscheidet: BOTfriends hat eine einzigartige Softwarelösung entwickelt, über die Mitarbeiter in Unternehmen auch ohne Programmierkenntnisse Chatbots und Sprachassistenten eigenständig entwickeln und betreiben können. Auf diese Weise möchte BOTfriends die Automatisierung der Kundenkommunikation beschleunigen und den Einsatz entsprechender Anwendungen maßgeblich vorantreiben. BOTfriends wurde 2017 gegründet und beschäftigt neben dem vierköpfigen Gründer*innenteam 18 Mitarbeiter*innen. Zu den Kunden gehören Mittelständler und namhafte Unternehmen aus dem deutschsprachigen Raum wie Porsche, Telekom und Innogy sowie internationale Kunden u.a. aus den USA. Weitere Infos unter www.botfriends.de.

Über Michelle Skodowski
Michelle SkodowskiMichelle Skodowski ist Mitgründerin der BOTfriends, einem Chatbot-Experten und Full-Solution-Provider für Conversational AI in der DACH-Region. Als COO verantwortet sie Chatbot- und Voicebot-Projekte mit namhaften Kunden wie Porsche, Innogy oder der Deutschen Telekom. Während ihres Bachelorstudiums im Fach E-Commerce an der Fachhochschule Würzburg sammelte sie bereits berufliche Erfahrungen bei eBay und Bosch Rexroth, ehe sie direkt nach dem Studium mit drei Studienkollegen BOTfriends gründete. Auf bekannten Branchenevents wie etwa dem Google Cloud Summit oder dem Chatbot Summit hat Michelle sich als Speakerin zum Thema Künstliche Intelligenz einen Namen gemacht. Als weibliche Gründerin bemüht sie sich, andere junge Frauen für Unternehmertum und technische Themen zu begeistern. Für dieses Engagement und ihre bisherigen Erfolge mit BOTfriends erhielt sie im Jahr 2019 den Digital Female Leader Award.

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